Jeroen Pronk
24 mei 20112 minuten
Leervoorkeur
Voor de ‘big bang’ overstap naar Digidoc2 heb ik samen met BZK de mix van trainings- en communicatiemiddelen ontwikkeld. De hele aanpak is er op gericht geweest om aan te sluiten op de leervoorkeur van elke medewerker. Zo konden medewerkers zelf gebruik maken van online bronnen met uitleg in tekst en video’s, werkplektrainingen, uitlegboekjes, hulp via collega’s en de servicedesk.
Dynamiek in een CoP
Om 2400 medewerkers in vier weken op te leiden moesten we opschalen naar zo’n 30 trainers die werkplektrainingen konden geven en beschikbaar waren voor de nazorg. In samenwerking met Idealisk is een tijdelijke pool opgebouwd van communicatief sterke, externe trainers. De trainers zijn in een aantal sessies gekoppeld aan de Digidoc Service Managers van BZK en collega’s van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Zo ontstond een community of practice (CoP) rond de invoering van Digidoc2.
De ervaring met de community of practice aanpak is positief. De snelle uitwisseling van kennis en opbouw van team spirit valt op. Bij BZK is in een korte tijd een hoogwaardig team van trainers geformeerd dat in staat was de ‘big bang’ overstap naar Digidoc2 te laten slagen.
Positieve aandacht
Uit de evaluatie komt naar voren dat medewerkers de werkplektrainingen goed hebben ervaren. Medewerkers bleken ook beter in staat om met tegenslag om te gaan als bijvoorbeeld het systeem even haperde. De interne communicatie vooraf is ook goed beoordeeld. De hele aanpak voor invoering is erop gericht geweest om medewerkers bij BZK bewust te maken wat voor gebruikerstype zij zijn. Deze diagnostische aanpak stelde de trainers later in staat om een gerichte, korte (30-45 minuten) training op de werkplek te geven die was toegespitst op de behoefte van dat type gebruiker.
Positionering
De invoering en de trainingen zijn ingeleid met gesprekken per directie waarin alle stappen nog eens werden doorgenomen. De vragen werden beantwoord en gepubliceerd in de Digidoc2-wiki waar BZK’ers zelf ook content aan konden toevoegen (klik op de afbeelding voor de vergroting).
Vooraf is ook een filmpje gemaakt dat medewerkers opriep via BZK Intranet de online test te doen “wat voor gebruiker ben jij?” Het filmpje met Martin van Waardenburg dat is gemaakt door Redrum sloeg erg goed aan. Er is meer over de Digidoc2-invoering te vertellen dan de lengte van dit blog toestaat. Mocht je meer details willen weten, neem dan contact op.