“Nee, waarom zouden we ons intranet door derden laten managen?” Deze vraag hoor ik nog al eens, als je oppert “intranet uit helemaal te besteden”. Met helemaal bedoel ik de zachte kant: contentmanagement, publiceren en zoeken tot en met de harde technische kant van beschikbaarheid, beveiliging en ondersteuning. De klant concentreert zich op redactie en de lange termijn aansluiting van intranet op de behoefte van de doelgroepen.
Waarom uitbesteden? In veel gevallen is het prima aan te raden om intranet uit te besteden. Je moet de beveiliging goed afspreken en welke risico’s je wilt afdekken. Het uitbesteden heeft als voordeel dat je kosten bespaart en de organisatie “dwingt” weloverwogen informatie te publiceren.
1) Definieer de intranet visie: welk effect moet het hebben op je interne doelgroepen?
2) Selecteer de partij(en) die jouw intranet visie realiteit kunnen maken en kunnen houden.
3) Stel een intranet charter op waarin alle afspraken met betrekking tot mensen, systemen en processen zijn vastgelegd met de externe partij.
4) Start een specifiek project voor de migratie van intranet naar de externe partij en schoon direct alles op wat niet meer relevant is.
5) Stress test en hacktest het uitbestede intranet tot je een ons weegt.
6) Concentreer je in het vervolg op de inhoud en de redactie en de lange termijn. Laat day-to-day intranet over aan de specialist.