PROJECTEN
Onze projecten variëren van kleinschalig tot grootschalig. Denk bij grootschalig aan invoeringstrajecten bij organisaties met duizenden medewerkers en meerdere locaties. Sommige van onze invoeringstrajecten hebben een korte uitvoeringstijd. In dat geval kan het bijvoorbeeld gaan om een “big bang” invoering van een IT-applicatie bij meer dan duizend medewerkers. Andere trajecten duren langer. Soms beperkt onze rol zich tot advisering, planvorming en “train de trainer”. Ieder project heeft haar eigen kenmerken.
Digidoc2 (Workflow en documentmanagement met FileNet)
Van 1 naar 2 en van papier naar digitaal
Op 31 januari 2011 werd Digidoc1 vervangen door Digidoc2 bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. In Digidoc1 zaten al miljoenen documenten en de medewerkers voegden elke dag nieuwe documenten toe. Om die reden kon er niet met 2 systemen naast elkaar gewerkt worden. Er is dus gekozen voor een 'big bang' overstap (in 1 keer over op Digidoc2). Om 2400 medewerkers in vier weken op te leiden voor de invoeringsdatum moesten we opschalen naar meer dan 30 trainers die werkplektrainingen konden geven en tevens beschikbaar waren voor de nazorg.
Inmiddels zijn we ook ingehuurd door andere het Ministerie van SZW en het Ministerie van Financiën om hen te begeleiden van papier naar digitaal samenwerken met Digidoc2 werken. Bij deze minsteries hebben we gewerkt met workshops en floorwalkers na invoering.
Werknet (SharePoint 2013)
Samenwerken nieuwe stijl
De gemeente Den Haag is op 4 september 2013 gestart met één gedeeld online collaboratief platform voor alle 6000 medewerkers, genaamd Werknet. Het platform is ontwikkeld in SharePoint 2013 van Microsoft. De medewerkers kunnen via Werknet niet alleen informatie vinden, maar ook reageren op informatie en zelf korte berichten en blogs publiceren. Werknet is de eerste stap in SharePoint 2013 adoptie bij de gemeente Den Haag. Betrokken heeft met twee man/vrouw sterk nauw samengewerkt met het projectteam om ongeveer 80 Werknet ambassadeurs op te leiden en voor te bereiden op de (big bang) invoering van Werknet. Wij hebben het verhaal achter Werknet expliciet gemaakt en gezamenlijk met de gemeente uitgewerkt in diverse media.
Het netwerk van ambassadeurs is waardevol gebleken in de praktijk omdat de trainingseffort beperkt is geweest en uitstraling maximaal omdat collega’s hun eigen collega’s op weg helpen in de nieuwe stijl van samenwerken.
