Voor een ministerie ontwikkel ik een communicatie- en opleidingsaanpak voor de nieuwe versie van een documentmanagement/workflow applicatie. De applicatie is een nieuwe versie van een reeds ingeburgerd product. Sinds jaren werken de medewerkers met de applicatie. Zodoende zijn er duidelijke gebruikerstypen ontstaan die elk een dominante selectie van functies gebruiken.
Verschillende persona’s Sommigen zoeken alleen met het systeem, anderen keuren documenten goed en weer anderen starten documentstromen op. Voor de invoering van het nieuwe systeem bieden we interactieve tests aan: “Wat voor gebruiker ben ik?” De tests geven toegang tot een speciale site waarin in voor jou relevante informatie staat.
Cognitieve verschillen Bovendien kun je in de test ook aangeven hoe jij wilt leren hoe de nieuwe applicatie werkt. Wil je in het kort een overzicht vooraf, wil je eerst aan de slag en weten hoe je online hulp krijgt als je vastloopt of wil je persoonlijke uitleg op je werkplek door een collega? In de Sloan Management Review van afgelopen zomer staat een mooi overzicht van verschillende manieren waarop mensen informatie opnemen.
En welke vragen je moet stellen om te achterhalen welke informatievorm iemands voorkeur heeft.
Er zijn zelfs al
methodes om het klikgedrag van bezoekers te koppelen aan het soort informatieoverdracht dat zij willen.